1. AMAÇ VE KAPSAM

İşbu Politika ve Kuralları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu  (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmesi ile Kanun’da “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişilerden sayılan ENSTİTÜ AY (‘’KLİNİK’’ veya ‘’ENSTİTÜ AY’’ diye anılacaktır.) ‘nin Kanun kapsamında Klinik içinde uymakla yükümlü olduğu kuralları belirlemektedir.

Politika, Kliniğin bu süreçte uygulayacağı ilke ve esaslar ile Kanunun getirdiği yükümlülükleri düzenlemektedir. Kliniğimiz bünyesinde çalışanlar ilgili süreçlerde işbu Politikaya, Kanun ve ilgili mevzuatlara uygun hareketle yükümlüdür.

2. POLİTİKANIN UYGULANMASI, KAPSAM VE SORUMLULUKLAR

Klinik, veri sorumlusu sıfatı ile işbu Politikanın veri işleme faaliyetleri sürecinde uygulanmasından sorumludur.

İşbu Politika’nın kapsamı, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, klinik yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, danışanlarımızın, potansiyel danışan, iş ortağı, tedarikçi ve Üçüncü Kişilerin otomatik, yarı otomatik ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Klinik bünyesinde çalışanlar, iş ortakları, ziyaretçiler, danışanlar, tedarikçiler ve tüm ilgili üçüncü kişiler, işbu Politikaya uygun hareket etmek ve Kanun ve ilgili düzenlemelerinden doğacak olan hukuki yükümlülüklerin ve ihlallerin önlenmesi amacıyla Klinik ile işbirliği içerisinde olmakla yükümlüdür.

İşbu Politika Kliniğin resmi sitesinde yayınlanacak olup, Politikada değişiklik olması durumunda yapılan değişiklikten itibaren en kısa sürede mevcut Politika güncellenecek ve veri sahiplerinin erişimine açık olacaktır.

3. TANIMLAR

İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
• Veri Sahibi Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’nun 11.maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu.
• Klinik: ENSTİTÜ AY
• Klinik Yetkilisi: Klinik Psk. Pakize Asena Yurtsever
• Çalışan: ENSTİTÜ AY Çalışanları.
• Politika: ENSTİTÜ AY Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
• İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri: Kliniğimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.
• İş Ortağı: Kliniğimizin ticari faaliyetlerini yürütürken hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
• Hizmet Alan Kişi/Danışan: Kliniğimiz tarafından sunulan hizmetlerden faydalanan bireysel danışanlar, kurumsal müşterilerimizin çalışanları ve çalışan adayları, eğitimlerimize katılar profesyoneller
• Potansiyel Hizmet Alıcısı / Potansiyel Danışan: Klinik tarafından sunulan hizmetlerden faydalanmak isteyen danışan adayları
• Danışan Aile: Danışanın aile bireylerine/ yakınlarına ilişkin veriler.
• İş Ortağı Danışan: Hizmetlerimizden faydalanan iş ortaklarımızın danışanları.
• Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgi.
• Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; çalışanlar, danışanlar
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
• Tedarikçi: Sözleşme temelli olarak Kliniğimize hizmet sunan taraflar.
• Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri Politika kapsamında işlenen gerçek kişiler (Ör: Kefil, refakatçi, danışan aile bireyleri ve yakınlar, eski çalışanlar).
• KVK Kanunu: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
• KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
• Türkiye Cumhuriyeti Anayasası: 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
• Türk Ceza Kanunu(“TCK”): 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
• Veri Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, Kliniğimizin verilerini tutan bulut bilişim firması gibi.
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği otomatik ya da otomatik olmayan her türlü kayıt sistemi.
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.
• Yetki Matrisi: Kliniğimizde kullanılan elektronik ya da fiziksel ortamda saklanan kişisel verilere erişim yetkilerinin kayıt altına alındığı belgedir.
• Ziyaretçi: Kliniğimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

4. KİŞİSEL VERİ İŞLEME İLKELERİ

Klinik, veri işleme faaliyetlerini, Kanunun 4. Maddesinde yer alan ilkeleri esas alarak aşağıdaki ilkelere uygun olarak yürütmektedir;

• Hukuka Ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olma

Klinik, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinin yürütülmesi süreçlerini, başta Anayasa olmak üzere ilgili Kanunlara ve içtihatlara, Türk Medeni Kanununun 2. maddesinde belirtilen dürüstlük kuralına uygun olarak yürütmektedir.

• Doğru Ve Gerektiğinde Güncel Olma

Klinik, işlenen kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak amacıyla Kanun ve ilgili düzenlemeler tarafından öngörülen idari ve teknik tedbirleri almakta olup, veri sahibinin talebi doğrultusunda işlenen verilerin doğruluğu ve güncelliği denetlenecektir.

• Belirli, Açık Ve Meşru Amaçla İşleme

Klinik, kişisel verileri, ortaya konulan amaçla bağlantılı ve şeffaflık ilkesini göz önünde bulundurarak işlemektedir.

• Amaçla Bağlantılı, Sınırlı Ve Ölçülü Olma

Klinik, kişisel verileri, işleme amaçlarıyla bağlantılı olarak, yalnızca amacın gerektirdiği ölçüde işlemektedir. Kural olarak işleme amacıyla bağlantılı olmayan ve bu amaca hizmet etmeyen veriler veri sahiplerinden talep edilmeyecektir.

• İlgili Mevzuatlarda Öngörülen Veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

Klinik, kişisel verileri, ilgili veri işleme faaliyetinin tabi olduğu yasal düzenlemenin ve işleme amacının öngördüğü asgari süreyle muhafaza etmektedir. Asgari süreler öncelikle ilgili yasal düzenlemelerde herhangi bir süre düzenlenip düzenlenmediğine bakılarak, herhangi bir süre düzenlemesi yok ise veri işleme amacına göre belirlenmektedir. Klinik, kişisel verilerin ilgili yasal düzenlemelerde belirtilen sürelerin veya verinin işlenme amacına göre belirlenen asgari muhafaza sürelerinin aşılmasını önlemek adına gerekli teknik ve idari tedbirleri almış olmakla beraber; ilgili veriler muhafaza süresinin sonunda, periyodik imha sürecinde veya veri sahibinin başvurusu üzerine Klinik İmha Politikasına uygun olarak silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden biriyle imha edilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kişisel Veriler, Kanunun 5. maddesinde öngörülen şartlardan birine, bu şartların mevcut olmaması durumunda veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir. İlgili kanun hükmündeki şartlardan birinin varlığı halinde, veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilmesi için veri sahibinin açık rızası aranmamaktadır. Özel Nitelikli Kişisel Veriler ise kural olarak yalnızca veri sahibinin açık rızası alınarak işlenmektedir.

• Kanunlarda Açıkça Öngörüldüğü Hallerde

Kişisel veriler, ilgili kanun hükümlerinde veri işlenebileceğine dair bir hüküm bulunduğutakdirde işlenebilecektir.

• Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayan Veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınamayan Kişinin Verilerinin İşlenmesinin Kendisinin Veya Başkasının Hayatı Veya Beden Bütünlüğünün Korunması İçin İşlenmesinin Zorunlu Olması

Fiili imkânsızlık sebebiyle rızasını açıklayamayacak veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin veya başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla kişisel veri işlenebilecektir.

• Bir Sözleşmenin Kurulması Ve İfası İle Doğrudan İlgili Olmak Kaydı İle Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Zorunlu Olması

Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması durumunda Klinik kişisel verileri işleyebilecektir.

• İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması

Veri sahibinin kişisel verileri alenileştirmiş olması durumunda, Klinik alenileştirme amacıyla sınırlı olarak ilgili kişisel verileri işleyebilecektir.

• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması Veya Korunması İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veriler, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla Klinik tarafından işlenebilecektir.

• Kliniğin Meşru Menfaati İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi

Klinik, veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerinin ihlal edilmemesi koşuluyla, kişisel verileri işleyebilecektir.

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ

·         Çalışan

Klinik tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, hukuki

uyum vb. faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen Klinik çalışanları.

·         Çalışan Adayı

Klinik, ile hizmet akdi kurulmamış ancak kurulmak üzere Enstitü AY değerlendirmesine alınan kişiler.  

·         Hizmet Alan Kişi Danışan

Kliniğimiz tarafından sunulan hizmetlerden faydalanan bireysel danışanlar, kurumsal müşterilerimizin çalışanları ve çalışan adayları, eğitimlerimize katılar profesyoneller

 

• Potansiyel Hizmet Alıcısı / Potansiyel Danışan

Klinik tarafından sunulan hizmetlerden faydalanmak isteyen danışan adayları

 

• Danışan Aile

Danışanın aile bireylerine/ yakınlarına ilişkin veriler.

 

• İş Ortağı Danışan

Hizmetlerimizden faydalanan iş ortaklarımızın danışanları.

·         İş Ortakları ve Tedarikçiler

Kliniğimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları.

• Ziyaretçiler

Enstitü AY binaları ve işyerlerini veya Enstitü AY tarafından işletilen internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.

·         Diğer Gerçek Kişiler

Bu Politika ve Klinik Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler

6.1. Kayıt Ortamları

 

Kişisel veriler, Klinik tarafından aşağıda belirtilen elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda, veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

• ElektronikOrtamlar:Sunucular (Etkialanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosyapaylaşım, vb.) Yazılımlar (ofisyazılımları) ü Bilgi güvenliğicihazları (güvenlikduvarı, saldırı tespit ve engelleme, antivirüs vb. )üKişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) ü Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) üOptikdiskler (CD, DVD vb.) üÇıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) üYazıcı, tarayıcı, fotokopimakinesi
• Elektronik Olmayan Ortamlar: Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri

7. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİLERİ

7.1. Kişisel Veri Kategorileri

Kliniğimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veri kategorileri ve açıklamaları aşağıda düzenlenmektedir.

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ	AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi	Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu kişisel verilerdir. Ad-soyad, TC kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası gibi.
İletişim Bilgisi	İletişim bilgileri; telefon numarası, adres, e-posta gibi kişisel veriler.
Özlük	Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, , Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları v.b.
Hukuki İşlem	Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler, Kliniğimizin hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile ilgili işlenen kişisel veriler.
Müşteri İşlem	Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler
Fiziksel Mekan Güvenliği	Fiziksel mekâna giriş ve mekanda kalınan süre içerisinde alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler. Çalışan, danışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi.
İşlem Güvenliği Bilgisi	Enstitü AY faaliyetlerini yürütürken veri sahibinin ve veri sorumlusunun teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması amacıyla işlenen kişisel veriler. İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre parola bilgileri gibi.
Finansal Bilgi	Enstitü AY  ile veri sahibi arasındaki hizmet kapsamında ortaya çıkan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, iban numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil gibi veriler.
Mesleki Deneyim	Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, daha önce çalışılan işyeri bilgisi, Transkript bilgileri v.b.
Sağlık bilgileri	KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler. Kan grubu bilgisi, engellilik durumuna ait bilgiler, kişisel sağlık bilgileri, sağlık raporu gibi.
Çalışan Adayı Bilgisi	Enstitü AY çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya kliniğimizin idari işler birimi tarafından ihtiyaçlar doğrultusunda Çalışan Adayı olarak değerlendirilmiş bireylerle ilgili kişisel veriler.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	Çalışanlarımıza  ve danışanlarımıza ait kişisel veri sahibi ile ilişkilendirilen her türlü görsel ve işitsel kayıtlar (Örneğin: fotoğraf, kamera kaydı, ses kaydı vb.)
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Danışanlarımızın ailelerine ilişkin kişisel bilgiler (Örneğin: adi soyad, telefon vb.)

 

7.2. Paylaşılan Veri Kategorileri

Kliniğimiz KVK Kanunu’nun 8. Ve 9. maddelerine uygun olarak Kliniğimiz  KVKK Politikası kapsamında olan veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıdaki şekilde belirtilen veri aktarım amaçları dâhilinde aktarabilir.

• Enstitü AY Tedarikçilerine
• Enstitü AY İş Ortaklarına ve İş Bağlantılarına
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlar ile yetkili özel hukuk kişilerine
• Veri aktarım şartlarına uygun olarak diğer 3. kişilere.

Yukarıda belirtilen veri aktarımı yapılabilecek kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler	Tanımı	Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı	Kliniğin faaliyetlerini yürütmek amacıyla iş ortaklığı kurduğu taraflar	İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesi amacıyla sınırlı olarak
Tedarikçi	Klinik faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, emir ve talimatlarına uygun sözleşme temelli olarak Klinik’e hizmet sunan taraflar	Kliniğin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Klinik’in faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Kliniğe sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine göre Klinik’in bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
Yetkili Özel Hukuk Kişileri	İlgili mevzuat hükümlerine göre Klinik’in bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri	İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak

 

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verilerinizi; Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, Doğru ve gerektiğinde güncel olma, Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak aşağıda açıklanan amaçlar doğrultusunda işlemekteyiz.

Kişisel Veri Kategorileri

Kişisel Veri İşleme Amaçları

Kimlik Bilgisi   İletişim Bilgileri   Özlük Bilgisi     Hukuki İşlem   Müşteri İşlem   Fiziksel Mekân Güvenliği   İşlem Güvenliği   Finansal Bilgi   Mesleki Deneyim   Sağlık Bilgileri   Çalışan Adayı Bilgisi   Görsel ve İşitsel Kayıtlar   Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi

§  Klinik tarafından danışanlara sunulan tedavi/terapi amaçlı hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların tarafımızdan yapılması ve ilgili tedavi süreçlerinin yürütülmesi, §  Kliniğimiz tarafından sunulan danışmanlık ve eğitim hizmetlerinden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, §  Randevu almanız halinde; randevu hakkında sizi ve/veya velinizi/vasinizi/aile yakınınızı haberdar edebilme, §  Kliniğimizden aldığınız tedavi/terapi/eğitim hizmeti gereği tercih ettiğiniz iletişim kanalı üzerinden tarafınız ile bilgi paylaşımı yapılması, §  Tarafınıza verilen tedavi/terapi/eğitim hizmeti karşılığında faturalandırma yapılması, §  Web sitemize üye olmanız halinde; tedavi, eğitim hizmetlerimizin sizlere duyurulması, E-bülten gönderimi, uzmanlarımızın etkinlik/eğitim günleri hakkında bildirim, §  İlgili mevzuat uyarınca Sağlık Bakanlığı ve ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma §  Kliniğimiz bünyesindeki çalışanların iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi §  İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması, §  Çalışanlarımızın yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,  §  Klinik eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, §  Maaş ödemelerinin yapılması,  ·         Finans ve muhasebe işlerinin takibi, ·         Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, ·         İş sürekliliğinin sağlanması, ·         İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, ·         Gerektiğinde ve gerektiği ölçüde yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi,  ·         SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması ·         Klinik içi operasyonlarının güvenliğinin sağlanması, ·         Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, §  Eğitim/Etkinlik fotoğraflarının internet sitesinde veya sosyal medya hesaplarında yayınlanmasıyla birlikte işyerinde sosyal bir anlayışın benimsenmesi amacıyla işlenmesi. ·         Talep ve şikâyetlerin takibi ·         Fiziksel mekân güvenliğinin temini ·         İş Sağlığı / Güvenliği FaaliyetlerininYürütülmesi

 

9. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERE HANGİ AMAÇLA  AKTARIYORUZ?

Kliniğimiz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu durum kimi zaman yasal bir zorunluluk gereği kamu kurum ve kuruluşlarına aktarım yapılması şeklinde olabileceği gibi bazen de sözleşmesel yükümlülüklerimizin yerine getirilmesinin bir gereği olarak üçüncü kişilere aktarım şeklinde gerçekleştirilebilmektedir. Kliniğimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Kliniğimiz tarafından herhangi bir veri aktarımı olması halinde veri aktarılan kişilerin veri sorumlusu veya veri işleyen olması durumlarına göre gerekli sözleşmeler imzalatılır. Kliniğimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise,
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Kliniğimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla.

·        Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Kliniğimiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

Veri sahibinin açık rızasına dayalı olarak ve iş güvenliği, sigorta yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve özlük haklarının yerine getirilmesi amacıyla gerekli kurum ve kuruluşlara veri aktarımı yapılmaktadır.

Bu haller dışında Kliniğimiz tarafından özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarımı söz konusu değildir.

·        Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Kliniğimiz özel nitelikli olmayan verileri Kliniğimiz iş ilişkisi kapsamında gerekli olması ve ilgili kişinin açık rızasının mevcut olması halinde yurt dışına aktarılmaktadır

10. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Kliniğimiz Kanun’unun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Kliniğimiz varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme”de sayılmıştır. Kliniğimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve Kanun’unun 11. maddelerine uygun olarak Kişisel Veri Sahibi’nin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

11. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN  KORUNMASI

11.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Kliniğimiz kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

11.1.1 Teknik Tedbirler

·         Klinik bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.

·         Klinik içerisinde ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması adına önlemler alınmakta ve veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

11.1.2 İdari Tedbirler

·         Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda belirli aralıklarla bilgilendirmeler ve eğitimler yapılmakta ve farkındalık çalışmaları gerçekleştirilmektedir.

·         Kliniğimiz yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek ve mümkün olduğunca azaltarak, bu neticede ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır. Herhangi bir kişisel veriye dair talep veya sorun yaşanması halinde Klinik en hızlı şekilde değerlendirme gerçekleştirerek raporlanmasını sağlamaktadır.

·         Kliniğimiz iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için Klinik tarafından imzalanan tüm sözleşmelere veri güvenliği hükümleri eklenmiştir.

·         İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler klinik içi disiplin, politika ve prosedürler yoluyla hayata geçirilmektedir.

 

11.2. KİŞİSEL VERİLERE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİN ENGELLENMESİ

11.2.1 Teknik Tedbirler

 

·         Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

·         İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme konusunda gerekli teknik çözümler benimsenmektedir. Fiziksel arşivlere erişim konusunda yetki tanımlamaları yapılmaktadır.

·         Erişim yetkileri sınırlandırılmıştır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

·         Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de gerçekleştirilmektedir.

·         Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

·         Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

 

11.2.2 İdari Tedbirler

·         Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmektedir.

·         İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak klinik içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Yetkilendirme Matrisi altında bu yetkilendirmeler belirlenmekte ve Yetkilendirme Matrisi İnsan Kaynakları tarafından güncel tutulmaktadır.

·         Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

·         Kliniğimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

 

11.3 KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMLARDA SAKLANMASI

11.3.1 Teknik Tedbirler

·         Saklanma alanlarına yönelik anti-virüs, güvenlik duvarları gibi güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli çözümler araştırılmaktadır.

·         Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır. Saldırı tespit ve önleme sistemleri vasıtası ile girişimler tespit edilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır.

·         Kişisel verilerin bulunduğu arşiv alanlarında erişimler kayıt altına alınarak yetkisiz kişilerin girişleri engellenmekte, olası ihlaller anlık olarak raporlanmaktadır.

·         Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

11.3.2 İdari Tedbirler

·         Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

·         Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında Klinik kurumsal politikaları düzenlenerek uygulanmakta ve belirli aralıklarla kontrolleri sağlanmaktadır.

·         Kliniğimiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

 

 

TEDBİRLERİN DENETİMİ

Kliniğimiz Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak, danışman avukatları ve bilgi sistemleri danışmanları aracılığıyla 2 yılda bir teknik denetimleri gerçekleştirmektedir. Bu denetim sonuçları Kliniğimiz iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

Kişisel Verilerin İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Kliniğimiz Çalışanlarından herhangi biri kişisel verilerin işbu Politika’ya aykırı şekilde ve kanuni olmayan yollarla elde edildiğine, işlendiğine üçüncü kişilere aktarıldığına, imha edilmesi gerektiği halde imha edilmediğine şahit olursa bu durumu derhal veri sorumlusu olarak belirlenen kişilere iletecektir.

Çalışanların bu kurallara uygun davranması konusunda yöneticilerin takip yükümlülüğü bulunmakta olup, verilerin işbu Politika dışında aktarıldığı ya da işlendiğine dair bir şüphe olması durumunda birim müdürleri İnsan Kaynakları’nı bilgilendirir.

İnsan Kaynakları sözü edilen veri ihlalinin hukuksal sonuç doğurabilecek nitelikte olduğuna karar verirse ilgili hukuk danışmanlarını bilgilendirir.

İlgili veri sorumlusu konuyu disiplin kuruluna sevk edecek ve ihlalde bulunanlar hakkında klinik iç yönergeleri doğrultusunda gerekli önlemler alınacaktır.

Kliniğimiz ayrıca, Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

Kurul tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

Kurul tarafından verilen uyarıların en geç 30 gün içinde yerine getirilmesi konu hakkında danışmanlık alınmasını gerektiriyorsa ilgili konuda (teknik/hukuksal) danışmanlık alınarak Kurul kararlarının uygulanması sağlanacaktır.

12. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Kanun’da birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kliniğimiz tarafından, Kanun’da “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Kliniğimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Kliniğimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

13. İŞ BİRİMLERİNİN FARKINDALIK EĞİTİMİ

Kliniğimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

Kliniğimiz iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş Çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli önlemler alınmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

14. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Kliniğimiz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanun’da öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kanun’a uygun bir biçimde Kliniğimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

14.1. Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

14.2. Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

14.2.1. Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

14.2.2. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

15. SAKLAMA SÜRELERİ

Kliniğimiz ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Kliniğimizin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Kliniğimiz uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Kliniğimizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla yasal zamanaşımı ve hak düşürücü süreler dikkate alınarak saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Kliniğimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

Kişisel verileriniz, tarafımızca KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır. Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

 

VERİ KATEGORİSİ	VERİ SAKLAMA SÜRESİ
Kimlik	Çalışan, KlinikYetkilileri/İş Ortakları 10 yıl Ürün veya Hizmet Alan Danışan/ Tedarikçi 10 yıl
İletişim	Çalışan, KlinikYetkilileri/İş Ortakları 10 yıl Ürün veya Hizmet Alan Danışan/ Tedarikçi 10 yıl
Özlük	Çalışan ve Klinik Yetkilileri 10 yıl
Hukuki İşlem	Çalışan 10 Yıl
Müşteri İşlem	Ürün veya Hizmet Alan Danışan 10 Yıl
Mesleki Deneyim	Çalışan ve Klinik Yetkilileri 10 yıl
Fiziksel Mekan Güvenliği	2 ay
Finans	10 Yıl
İşlem Güvenliği	2 Yıl
Sağlık Bilgileri	İşakdininfeshindenitibarenkanunizorunlusüreolan 10 yıl
Eğitim Ses Kayıtları/Videoları (İzin ile alınan)	Danışan Rızası Süresince
Eğitim Değerlendirme Formları	10 Yıl

 

16. Bina Girişleri ile İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri ile İnternet  Sitesi Ziyaretçileri

 

Klinik tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Kliniğimiz binalarında ve ofislerimizde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile danışan giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması suretiyle danışan giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Kliniğimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

Kliniğimizin Bina ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyeti

·         Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı

Kliniğimiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.

• Veri Koruma Mevzuatına Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi

Kliniğimiz tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde Kanun’da yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Kliniğimiz binası güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

·         Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

Kliniğimiz tarafından Kanun’un 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Kliniğimiz genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Kliniğimiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Kliniğimiz internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

·         Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Kliniğimiz Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

Kliniğimiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

• Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Kliniğimiz tarafından Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

·         Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Kliniğimiz kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri maddesinde yer verilmiştir.

·         İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Kliniğimiz çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

 

İnternet Sitesi Ziyaretçileri

Kliniğimiz sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir.

Kliniğimiz yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar Kliniğimiz web sitesinde yer alan Çerez Politikası Metninde bulunabilecektir.

17. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve Kanun’un 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kliniğimizin kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda Kliniğimiz ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

Silinme ve Yok Edilme Teknikleri

İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kliniğimiz tarafından en çok kullanılan silme, anonim hale getirme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

Fiziksel Olarak Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Kliniğimiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

Kliniğimiz tarafından kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

• Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemi
• Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.
• Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

18. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN SONUÇLANDIRILMASI

 

Kliniğimiz kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Kliniğimize iletmeleri durumunda Kliniğimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kurula bir ücret öngörülmesi hâlinde, Kliniğimiz tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

19. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN  HAKLARI NELERDİR?

 

19.1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

19.2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

19.3. Kişisel verileri işlenmişse bunlara ilişkin güncelleme talep etme,

19.4. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

19.5. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

19.6. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

19.7. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

19.8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

19.9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

20. MEVZUAT GEREĞİ KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI DIŞINDA KALAN HALLER

Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki hallerin KVK Kanunu’nun kapsamında olmaması nedeniyle, kişisel veri sahiplerinin aşağıda yer alan konularda haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır: m

 

Ø  Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

Ø  Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

Ø  Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

Ø  Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

 

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin Kanun’un verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

21. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 19. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle Kliniğimizin info@enstituay.com e-posta adresine iletebilecek veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Kliniğimize ücretsiz olarak iletebileceklerdir.

Kliniğimiz ilgili kişiden e-posta aracılığıyla gelen talepleri doğrulamak amacıyla gerekmesi halinde ilgili kişiden ıslak imzalı talebini Kliniğimizin merkez adresine iletmesine talep edebilecektir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

22. Kişisel Veri Sahibinin Kurul’a Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Kliniğimizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

23. Başvurulara Cevap Verilmesi

Kliniğimize yalnızca Kliniğimizin Kanun kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir.

23.1. Başvurulara Cevap Verilme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, 21. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Kliniğimize iletmesi durumunda Kliniğimiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kurulca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Kliniğimiz tarafından başvuru sahibinden Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

23.2. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Kliniğimiz yukarıda 21. maddeye ek olarak, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

23.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
• Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
• Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.